نحوه‌ی میزبانی از یک رویداد مجازی: ۱۰ نکته‌ی تخصصی

متخصصان بهترین توصیه‌های خود را برای ساماندهی و برگزاری یک رویداد مجازی موفق، به اشتراک می‌گذارند.

در چند هفته‌ی ‌اخیر، رویدادهای مجازی جایگزین بسیاری از رویدادهای کنسل شده – از کنسرتها گرفته تا کنفرانس‌ها – شده‎اند. در این فرایند، بسیاری دریافته‌اند که اجرای آنلاین رویدادها، تنها مربوط و منحصر به کنترل آسیب نیست؛ بلکه به‌واقع منافعی را نیز به نوبه‌ی ‌خود به بار می‌آورد.

اولگا دو گیووانی، مدیر ارتباطات و PR جهانی در بازاریابی و مشاور رسانه‌ی  Ebiquity، اظهار می‌کند که “برای شروع، دسترسی باید خیلی وسیع‌تر باشد. برای مثال، وبینارهای اولیه‌ی ما 5 تا 10 برابر شرکت‌کننده‌ی بیشتری نسبت به آن‌چه که معمولن داشتیم جذب کردند، و ما حتا توانستیم مخاطبانی بین‌المللی نیز به دست آوریم.”

ویندا سوزا، VP روابط جهانی در Bullhorn نیز از پتانسیل‌ها و ظرفیت‌های رویدادهای مجازی سر ذوق آمده است. او  می‌گوید “این حقیقت که به طور مجازی هیچ محدودیت و مرزی برای حضور در رویدادها، به غیر از دسترسی به اینترنت وجود ندارد، به این معناست که ظرفیت بالایی برای دعوت از افراد خیلی بیشتری وجود دارد. کسانی که توانایی مالی مسافرت کردن ندارند، امکان دور شدن از کامپیوتر خود را ندارند، نمی‌توانند شب از خانه‌ی خود بیرون زده و از خانواده‌ی خود دور بمانند، یا افراد کم‌توان یا ناتوان حرکتی ، حالا می‌توانند در این رویدادها حضور پیدا کنند.” 

حال شما چطور رویداد خود را می‌توانید به یک موفقیت تبدیل کنید؟ در این مقاله، ما بهترین توصیه‌ها را، هم از افراد خبره و کارکشته و هم از آن گروهی که اخیرن به جمع علاقمندان رویدادهای مجازی پیوسته اند، جمع آوری کردهایم. 

۱. رویداد خود را مرتبط سازید

اولین نکته‌ واضح و بدیهی است، اما ارزش ذکر کردن را دارد: هر رویدادی که ساماندهی می‌کنید باید شرایط عجیبی که همه‌ی ما –خود- درحال حاضر با آن مواجه هستیم را در نظر بگیرد.  دن پِدِن، مدیر استراتژی آژانس بازاریابی Journey Further یک مثال خاص ارائه می‌دهد. وی می‌گوید “برای چندین ماه آتی،  ما برگزاری تعدادی رویداد با موضوع آشنایی با برندها را در منچستر، لیدز و لندن برنامه‌ریزی و سامان‌دهی کرده بودیم، اما مجبور شدیم درباره‌ی ‌آنها کاملا بازنگری کنیم.”

او توجیه می‌کند که ” این توصیه که برندها نمی‌توانند در موقعیت کنونی اقدامی انجام دهند، فاقد هرگونه منطقی است. بنابراین اولین جلسه‌ی آموزش جمعی بازاریابی عملکرد ما، که به صورت انلاین برگزار شد، در عوض بر این متمرکز شد که ما چه‌گونه به برندهای برتر کمک می‌کنیم بحران کووید 19 را هدایت کنند. این رویداد واقعن خیلی خوب پیش رفت، و ما برای چند ماه بعدی هدفمندتر شده‌ایم.”

نیل داویدسون، مدیر عامل آژانس ارتباطات HeyHuman، داستان مشابهی را نقل می‌کند. او می‌گوید: “مردم به سمت “وبینار شاخص” می‌روند. به همین جهت، ما در زمان برنامه‌ریزی و سامان‌دهی آخرین رویداد آنلاین خود – که نهایتن جایگزین یک رویداد رودررو شد، که از شروع سال در دفتر برنامه‌های خود داشتیم-، اولین سؤال ما این بود: آیا این مطالب در حال حاضر مناسب و اجرایی هستند؟ و آیا رویکردی آینده‌نگرانه دارند‌؟ اگر خیر، به خود زحمت ندهید. چون کاری بیهوده انجام می‌دهید. بنابر این، رویداد ما بر این متمرکز شد که علم عصب‌شناسی چه‌گونه می‌تواند به برندها کمک کند در طول و بعد از این بیماری جهان‌گیر، با مشتریان ارتباط برقرار کنند. این چیزی بود که همه‌ی ‌برندها، در هر موقعیتی که هستند، می‌توانستند از آن درس بگیرند. 

البته به این معنا نیست که هر رویداد مجازی باید درباره‌ی این بیماری جهان‌گیر و تأثیرات آن بر جامعه باشد؛ بلکه فقط به این معناست که می‌بایست آن را در نظر داشته باشد. برای مثال، اجرای یک فستیوال موسیقی آنلاین اشاره‌ای به نگرانی مردم درباره‌ی ‌کووید 19 ندارد، بلکه به نیاز آنها برای سرگرمی و پرت شدن حواسشان در دوران قرنطینه، اشاره می‌کند. 

۲. درک درستی از مفهوم زمان داشته باشید

رویداد شما چقدر باید به طول انجامد؟ البته، این به محتوا و مخاطب بستگی دارد، اما به طور کلی، یک ساعت یک زمان تخمینی مناسب برای این منظور است. راب دنیس، متخصص PPC در Liberty Marketing می‌گوید: “هرچه‌قدر زمان رویداد شما بیش از این باشد، مردم کم‌کم علاقه‌ی خود را از دست می‌دهند”. 

اگر شما چندین رویداد را میزبانی می‌کنید، باید خیلی زود به این درک برسید که توجه مخاطبتان را تا چه زمانی به خود جلب خواهید داشت . دن پِدِن می‌گوید: “اولین سخنرانی ما 60 دقیقه طول کشید با صحبت‌هایی از سه سخنران مختلف. با این حال، الان فکر می‌کنیم برای آن‌که افراد را درگیر نگه دارید، بهترین حالت این است که زمان رویدادها را در محدوده‌ی 30 دقیقه‌ای حفظ کنید. هرچه ما جلوتر برویم، رویدادهای متمرکزتری با تنها یک سخنران برگزار خواهیم کرد.”

اِما رابسون رئیس رویدادهای Ingenuity  London است که اخیرن “پیوند مجازی” را – که یک رویداد دوست‌یابی سریع آنلاین برای برندها و سازمان‌ها است- راه‌اندازی کرد. او توصیه می‌کند: “هر جلسه را مختصر و مفید نگه دارید: هر چیزی بیشتر از یک‌ساعت می‌تواند کمی کسالت‌آور و خسته‌کننده باشد. نگاه کردن به صفحه‌ی مانیتور به هیچ‌وجه مشابه دیدار رودررو با افراد نیست، بنابراین فاصله‌ها را مدنظر قرار دهید.

همچنین با دقت درباره ی‌ زمان آغاز رویدادتان فکر کنید. اِما توصیه می‌کند که برای مثال هر برنامه‌ای که بیش از حد نزدیک به زمان ناهار باشد، حتا می‌تواند صدای خشم‌آلود یک بچه‌ی کوچک را نیز به همراه داشته باشد! پس، قبل و بعد از زمان ناهار، زمان کافی در نظر بگیرید تا افراد بتوانند به کارهای خود رسیدگی کنند. 

۳. رویداد خود را متمایز کنید

در حالی که می‌خواهید رویداد شما به‌روز باشد، صرفن از آن‌چه که دیگران انجام می‌دهند، کپی‌برداری نکنید. الکس ویلسون،‌ مسئول محتوا در سازمان تجربه‌ی برند Amplify می گوید: “برای نمونه، آوازخوانی زنده‌ی کریس مارتین از گروه Coldplay از اتاق نشیمنش؛ و حالا همه در‌ حال اجرای برنامه‌ی ‌موسیقی از اتاق نشیمن خانه‌شان هستند!” به جای کپی‌کردن، به این فکر کنید که چه‌طور می‌توانید از “دیوار همسانی‌ها” خود را متمایز کنید. روشی که پیش‌تر داشته‌اید را به کار بگیرید: درباره‌ی نگرش‌های مخاطبتان بیشتر بدانید، بهترین راه‌حل مسئله را بررسی کنید، و به طور خلاقانه‌ای جسور باشید تا مطمئن شوید که پیشتازید. 

جیمز کرکهام، مدیر ارشد کاروکسب در Defected Records، نظر مشابهی دارد. او اشاره می‌کند: “این‌که صرفا به راه بیفتید و در حرکت باشید و تصور کنید میان‌بُر خواهید زد، کافی نیست؛ رویدادهای رقابتی بسیار زیادی وجود دارند”. بنابراین در نظر داشته باشید که چه چیزی در مورد شما منحصربه‌فرد است، ماهیت واقعی خود را منتقل کنید، و راهی پیدا کنید تا با آنهایی که شما را می‌بینند، رابطه‌ی فردی عمیقی ایجاد نمایید. برای مثال،‌ وقتی ما فستیوال موسیقی مجازی خود را اجرا کردیم، یک مجموعه از ” قوانین خانه‌گی” را برای آنهایی که در خانه ما را تماشا می‌کردند و همزمان می‌رقصیدند، ایجاد کردیم، با این هدف که به انتقال روح برند کمک کنیم و لایه‌ای اضافه کنیم که حس یک رویداد واقعی Defected را به آنها منتقل کند. 

۴. صحبت‌های سخنرانان خود را با دقت خلاصه و مختصر کنید

اگر رویداد شما شامل سخنرانی است، پس فکر نکنید که فقط انتخاب سخنرانان و موضوع، تمام چیزی‌ست که باید انجام دهید. هنوز باید صحبت‌های آن سخنرانان را با دقت خلاصه و کوتاه کنید. در حقیقت، حتا خیلی بیشتر از چیزی که برای یک رویداد فیزیکی انجام می‌داده‌اید. 

این توصیه‌ی بلیندا بارکر، مدیر گروه رسانه‌های جهانی‌ست، که میزبان رویدادهای منظم برای صنایع بازاریابی، خلاقیت و نشر است. این گروه اخیرا اولین رویداد مجازی خود را که یک وبینار با 10 متخصص صنعت تبلیغات بود را با موضوع “آیا تبلیغات در زمان بحران مناسب است یا خیر”، برگزار نمود. وی توصیه می‌کند “‌یک وبینار، جریان و روند طبیعی یک رویداد زنده را ندارد، بنابراین حیاتی‌ست که صحبت سخنرانان را مختصر و موجز و متمرکز بر موضوع نگه داشت. برای مثال برای جلسات پرسش و پاسخ، من پیشنهاد دادم برخی سؤالات از قبل نوشته شوند تا مطمئن شویم سخنرانان به سؤالات کاملن آگاه هستند و برای آنها آمادگی دارند. و به یاد داشته باشید که مخاطبان مجازی به مراتب منتقدین بی‌رحم‌تری هستند، چون خارج شدن از یک اپلیکیشن، خیلی آسان‌تر از خارج شدن از سالنی مملو از آدم هاست.”

هم‌چنین، فقط به این دلیل که افراد در رویدادهای فیزیکی و عینی سخنرانان خوبی هستند، تصور نکنید که آن مهارت‌ها بی‌درنگ قابل تبدیل هستند. ریچارد رابینسون، مسئول مدیریت Econsultancy ، می‌گوید” بیش‌تر اوقات یک باور اشتباه وجود دارد مبنی بر این‌که افراد می‌آموزند که چه‌طور رویدادهای زنده را از طریق خاصیت حلول و نفوذ (اُسمز) انجام دهند. این باور غلطِ خطرناک شبیه این است که از ارتشی از بازیگران تئاتر که به طور معمول از مخاطب و انرژی اتاق تغذیه می‌کنند، بخواهیم به طور یک‌پارچه و دسته‌جمعی به یک  لوکیشنِ آماده‌شده برای فیلم‌برداری قدم بگذارند و با بازی خود، فیلمی درخور برنده‌شدن اسکار بسازند.”

او تأکید می‌کند هر کسی که سخنرانی در یک رویداد مجازی برایش تازگی دارد، باید بارها و بارها سخنرانی خود را بازگویی کند. اگر آن‌چه گفتم شامل حال خود شما می‌شود، شما باید: در تکنولوژی خبره باشید، مطمئن شوید که به پلتفرم و کامپیوتری که با آن سخنرانی خود را ارائه می‌دهید، تسلط کامل دارید. یک مکان ثابت و ساکت را برای ارائه پیدا کنید، و مسائل غیرمنتظره مثل افراد دیگری که در خانه‌ی ‌شما زندگی می‌کنند را در نظر داشته باشید، به‌خصوص بچه‌ها و حیوانات که نمی‌توان آنها را زندانی کرد. در آخر، از قدرت حرکات سر و صورت خود آگاه باشید: چرخاندن چشم‌ها، ابروها و رفتارهای دیگری که ممکن است حواس‌ها را از نطق شما پرت کند.

جان پیرسون، که اخیرن در حال اجرای یک کمدی شبانه‌ی مجازی به نام “زندگی کمدی مجازی” بوده است، اضافه می‌کند، “هر کسی نمی‌داند چه‌طور از FaceTime استفاده کند و چه‌طور خود را در کادربندی درستی جای دهد. بنابراین به افراد توصیه می‌کنم به‌طور مستقیم به لنزهای دوربین نگاه کنند، حتا اگر در یک تماس ویدیویی هستند چون در غیر این‌صورت، چهره‌شان بر روی مانیتور عجیب به نظر میرسد.

۵. محل سخنرانی خود را خردمندانه انتخاب کنید

وقتی که پای نرم‌افزارها به میان می‌آید ، از انتخاب بستر مناسب برای اجرای رویداد مجازی خود عاجز می‌مانید، همان‌طور که در نمودار سایت خواهر ما  best videoconferencing services هم می‌توانید مشاهده کنید. اما چه‌طور بین پلتفرم‌ها دست به انتخاب می‌زنید؟

جیسون اندرسون، مدیر دیجیتال سازمان تجربه‌ی Avantgarde، توصیه می‌کند:”قبل از آن‌که در مورد یک پلتفرم فن‌آوریِ حاضر و آماده‌ی عمومی برای استفاده در رویداد مجازی خود تصمیم بگیرید، به طور دقیق به کاربران خود و دستگاه‌هایی که احتمالن بیشتر آنها استفاده می‌کنند، توجه کنید. همه‌ی راهکار‌های فن‌آوری به‌خوبی در موبایل کار نمی‌کنند و برخی نیز برای دورهم‌جمع شدن‌های غیررسمی در میان دوستان مناسب‌ترند تا برای رویدادهای شرکتی. حریم خصوصی و امنیت داده‌ها مهم هستند: مسائل اخیر در مورد Zoom و سهم داده‌ی غیر قابل مشاهده‌ی آن با فیس‌بوک و دیگر شرکت‌ها، یک نمونه‌ی بارز از اهمیت موضوع است. مطمئن شوید که پلتفورم‌های انتخابیتان امنیت،  GDPRو الزامات داده‌ای شما را برآورده می‌کنند.” 

جدای از ابزارهای ویدیوکنفرانس رسمی، پلتفورم‌های رسانه‌های اجتماعی هم بستری عالی برای اجرای رویدادهای مجازی در اختیار شما می‌گذارند. برای مثال، اریکا فریس از Specialist Subject Records برنامه‌های موسیقی مجازی در سه شنبه‌ها را در طی ماه گذشته از طریق استوری‌های اینستاگرامی سامان‌دهی و برگزار کرده است. او می‌گوید” بسته به هر گروه موسیقی، ما بین 150 تا 5000 بازدیدکننده داشته‌ایم، و این واقعن یک سنجه‌ی خوب برای جامعه‌ی ‌موسیقی است.”

او توضیح می‌دهد که” این شرکت، استوری‌های اینستاگرامی را انتخاب کرد چون ساده‌ترین و بی‌محدودیت‌ترین راه برای سامان‌دهی رویداد در آخرین لحظات بود. اجراهای زنده‌ی یوتیوب نیاز به تأییدیه کاربران دارد، و هیچ‌یک از ما از اپلیکیشن Twitch ( اپلیکیشن پیش‌رو در زمینه‌ی چت و پخش زنده برای گیمرها )  استفاده نمی‌کنیم. ما اپلیکیشن‌هایی را بررسی کردیم که به شما اجازه می‌دهند از چندین سایت به‌طور همزمان برنامه‌ی لایو خود را اجرا نمایید؛ اما این اپلیکیشن‌ها  هیچ‌کدام رایگان نیستند. لایو اینستاگرام چیزی بود که ما از قبل به آن دسترسی داشتیم، و اینستاگرام به فالوورهای شما اعلام می‌کند که شما یک لایو را شروع کرده‌اید، بنابراین، افراد بیشتری را نسبت به آن‌هایی که با اطلاع قبلی به رویدادتان ابراز توجه کرده بوده‌اند و به آن پیوسته بوده‌اند، جلب می‌کند.” 

اریکا می افزاید:” وقتی زمان‌سنجی کردیم که می‌توانیم اجراکننده‌ها را به اکانت خود راه دهیم و همه می‌توانستند به‌طور متوالی از طریق @specialistsubject برنامه‌ی لایو خود را داشته باشند، متوجه شدیم که موفق شده‌ایم. خیلی جالب و یک‌پارچه است که موسیقیدانی بعد از موسیقیدان دیگر در لایو ما حاضر شود. نقطه‌ضعف این اتفاق، این است که برای تماشا کردن لایوها، شما باید اکانت اینستاگرام داشته باشید، البته این اکانت‌ها رایگان هستند. من دوستان زیادی دارم، که برخی در سنین 60  و 70 سالگی هستند و این اپلیکیشن را فقط برای این‌که نمایش را ببینند، دانلود کردند.” 

۶. خدمات متخصص را در نظر داشته باشید

با آن‌که خدمات رایگان زیادی وجود دارد، اما ممکن است پرداخت هزینه برای پلتفورمی که باعث شود رویداد شما حرفه‌ای‌تر به نظر برسد و احساس شود، ارزشش را داشته باشد. برای مثال Imagen از طریق کمپین پلن B، در راستای کنسل شدن رویدادهای متعدد، خود را به عنوان یک راه‌حلِ آماده برای انتقال آنلاین محتوا به افراد ثبت‌نام‌شده، به فروش می‌رساند. هلن آبواگی که یک CMO است برخی از مزایا را برمی‌شمارد.

وی می گوید: “برای رویدادهایی که زمان برگزاری آنها نزدیک است، فایل‌های ویدیویی مرتبط، نوشته‌ها و نمایش‌های زیادی از قبل آماده خواهند بود. پلتفورم Imagen توانایی خلق فوری یک پورتال با نام و نشان تجاری ویژه برند برای میزبانی نمایش‌های ویدیویی، مصاحبه‌ها و کلیپ‌ها را داراست، که شما را قادر می‌سازد به راحتی این امکانات را متناسب با رویدادهای مجازی خود اصلاح و تعدیل کنید. دسترسی به این محتوا می‌تواند در یک سطح بسیار موشکافانه کنترل شود، از این‌رو VIPها یا اسپانسرها می‌توانند به محتوای ممتاز دسترسی داشته باشند که برای مثال، برای نمایندگان استاندارد غیر‌قابل‌مشاهده است. به علاوه، این پلتفورم، جستجوگر-محور است، بنابراین هر شرکت‌کننده‌ای که یک کامپیوتر خانه‌گی داشته باشد می‌تواند در آن شرکت کند، ضمن آن‌که هر سخنران یا  مشارکت‌کننده نیز می‌تواند فایل‌هایی را برای تأیید از هر کامپیوتری آپلود کند. 

جدای از این‌که Hopin، خود را به عنوان یک پلتفورم رویدادهای آنلاین به فروش می‌رساند، به شرکت‌کننده‌گان نیز اجازه می‌دهد بیاموزند، و با یک‌دیگر ارتباط و تعامل برقرار کنند. مؤسس آن جانی بورفرهات می‌گوید:” محتوا، تنها نیمی از تجربه‌ی یک رویداد ‌خوب است، پیوندها و روابط، نیمه‌ی دیگر آن هستند. برای آن‌که یک رویداد آنلاین از یک رویداد آفلاین به درستی نسخه‌برداری کند، باید راهی برای ملاقات افراد جدید به طورجدی وجود داشته باشد. Hopin این کار را با یک سیستم جفت‌یابی یک-به-یک خودکار در رویداد برای شبکه‌بندی ملاقات‌ها، مثل یک چت Facetime، انجام می‌دهد. 

او اضافه می‌کند که سخنرانان می‌توانند با حاضرین شما به روشی کنترل‌شده یک ارتباط رفت‌و‌برگشتی داشته باشد. ما این‌کار را از طریق جلساتی که خود اداره می‌کنیم، انجام می‌دهیم. و شما برای آن‌که مانع از آن شوید که مردم احساس کنند در میان جمعیت گم شده‌اند و علاقه‌ی خود را از دست بدهند، می‌توانید فضاهای متفاوتی خلق کنید که بتوانند در آن مکان‌ها افراد را به روشی که ترجیح می‌دهند، ملاقات کنند؛ چه به‌صورت پخش برنامه باشد، چه ملاقات‌های یک به یک و چه ملاقات‌های گروهی.

۷. در شرکت‌کننده‌گان حس مشارکت ایجاد نموده و آنها را درگیر نمایید

ارائه‌ی‌ محتوای درست، تنها یک بخش از رویداد شماست. اگر تمام چیزی که انجام می‌دهید انتقال محتوا در یک راستا باشد، انگیزه‌ی واقعی و مشوقی برای افراد به ادامه‌ی‌ تماشای آن رویداد وجود ندارد، پس باید راه هایی بیابید تا مردم را در جریان رویداد، دخیل و درگیر کنید. 

 دِیو بردلی از Steel Media وقتی به تازه‌گی Pocket Gamer Connects Digital #1 را – که یک رویداد مجازی برای صنعت بازی‌های کامپیوتری است- سامان‌دهی کرد، مشتاق و پیگیر این موضوع بود و قرار است رویداد مشابه دیگری برای همین صنعت در ماه ژوئن برگزار شود.  او توضیح می‌دهد:  “کنفرانس‌های زنده‌ی ‌ما معروفند به مکان‌هایی برای ملاقات و انجام کاروکسب، بنابراین ما می‌خواهیم این ویژگی را به بهترین شکلی که می‌توانیم در رویداد مجازی نیز پیاده‌سازی کرده و ادامه دهیم. سیستم ملاقات‌هایی که ما از آن استفاده کرده‌ایم، شما را قادر می‌سازد افراد را بر اساس شغل و حرفه‌ی خود، یا آن‌چه که پیگیر آن هستند، جستجو کنید – برای مثال، یک سازنده‌ی بازی که نیازمند ناشر است،- به آنها پیام دهید و به طور خودکار برای یک تماس در اپلیکیشن Zoom برنامه‌ریزی کنید.” 

او می‌افزاید، شواهدی دال بر استفاده‌ی بالا از این ویژگی و خصیصه وجود دارد. ما می‌بینیم که تقریبن صدها ملاقات در روز -یعنی هزاران ملاقات در کل هفته –برنامه‌ریزی شده بوده‌اند. ما افراد را از طریق همه‌ی سخنرانی‌های بازاریابیمان ترغیب می‌کنیم که با یک‌دیگر در رویدادهایمان ملاقات داشته باشند و این رویداد هم متمایز از این داستان نبود. یکی از ویژه‌گی‌‌های این سیستم ملاقات، نمایشگاه مجازی (Digital Expo. ) است. ما برای آن که سالن نمایشگاه، با غرفه‌ها و میزهایش، را جایگزین کنیم، فضایی خلق کردیم که در آن افراد می‌توانند بخش‌هایی از پورتفولیو، لینک‌های تریلرهای بازی، نمونه‌هایی از کارهای خود،‌ توصیفاتی از خدماتی که ارائه می‌دهند و موارد مشابه دیگری را به نمایش بگذارند. با ایجاد شدن بیش از 200 صفحه از آیتم‌هایی برای نمایش در این نمایشگاه مجازی، محبوبیت بسیار بالای این ویژگی در بین افراد برای ما ثابت شد. 

رسانه‌های اجتماعی را هم فراموش نکنید. کوری لیمن، مدیر IT Nation Events در ConnectWise می‌گوید: ” اجتماع، جنبه‌ی اصلی رویدادهای حضوری است و می‌تواند به‌همان میزان برای رویدادهای مجازی هم مهم باشد: شما فقط لازم است رویکردتان را بر همان اساس تنظیم کنید. بنابراین در مورد قضیه‌ی ما، ما هنوز هشتگ می‌سازیم و دنبال راهکارهایی برای برقراری ارتباط با مخاطبانمان هستیم، ‌اما الان سؤالات متفاوتی را می‌پرسیم- درباره‌ی ‌دیدگاه شرکت‌کننده‌گان، فضاها و ناهار آنها— چون می‌دانیم این موضوع، می‌تواند سبب ترغیب افراد به مشارکت شود. هم‌چنین، یافتن یک مجری‌ اختصاصی برای رویداد و نیز پلتفورمی که بتواند گفتگوها و جلسات پرسش‌و‌پاسخ را پشتیبانی کند، حائز اهمیت است، طوری که گرداننده‌ی رویداد بتواند مکالمه را هدایت کرده و بر انتقال اطلاعات بین سخنرانان و شرکت‌کننده گان تمرکز کند.” 

در همین‌باره، اریکا فریس می‌گوید: “‌در اینستاگرام، رویکرد ترغیب به تعامل مخاطبان با یک‌دیگر در برنامه‌های موسیقی مجازی به‌طور طبیعی اتفاق افتاده است”. او توضیح می‌دهد: “هر وقت شخصی جدید به لایوِ در حال نمایش برنامه‌های آنلاین موسیقی ملحق می‌شود، در اینستاگرام آن‌ها، پاپ‌آپ‌ها‌یی در بین کامنت‌هایی که به شکل تومار در عبور هستند، نمایش داده می‌شود، بنابراین شما توسط افراد زیادی شناخته می‌شوید و چت‌های زیادی به سمت شما سرازیر می‌شوند، درست مثل یک کنسرت واقعی. ما نمی‌توانیم چهره‌های یک‌دیگر را ببینیم اما می‌توانیم با هم صحبت کنیم، به هم خوش‌آمد بگوییم، شوخی‌های خوش‌مزه کنیم و با استفاده از پلتفورم، سؤالاتی را از یک‌دیگر بپرسیم. 

۸. به مردم یادآوری کنید که رویداد در حال برگزاری است

با توجه به وفور رویدادهای مجازی که در حال حاضر در حال رخ‌دادن هستند، مردم به راحتی ممکن است فراموش کنند که در یکی از آن رویدادها ثبت‌نام کرده‌اند. جیسون اندرسون می‌گوید: “بنابراین هیچ‌چیزی را مسلم ندانید.” او می گوید: “برقراری ارتباط با مخاطبانتان را پیش از رویداد و پس از فراموش نکنید. شما باید مخاطبتان را با بازاریابیِ قبل از رویداد درگیر کنید، ‌تا مطمئن شوید که ثبت‌نام کرده اند و قطعن در رویداد حضور می‌یابند، ضمن آن‌که تحلیل‌های پس از رویداد از طریق امتیازاتی هم‌چون NPS می‌تواند نگرش و بازخوردی عالی را برای شما تأمین نماید.

۹. انتظار چالش‌های فنی را داشته باشید

مشکلات فنی، سم و بلای هر رویداد مجازی هستند، و در زمان حاضر، به خاطر تقاضای بی‌سابقه‌ی شبکه‌ی پهنای باند، بیش‌تر از هر زمانی احتمال رخ‌دادنشان وجود دارد. اِما رابسون می‌گوید: “همیشه احتمال رخ‌دادن مشکلات فنی وجود دارد، پس آماده باشید. برای مثال، ما متوجه شده‌ایم که شما نمی‌توانید به‌طور همزمان دو رویداد یا ملاقات متفاوت را در پلتفورم انتخابیِ ما میزبانی کنید. این یعنی از کوره در رفتن ما و برقراری یک تماس با مدیر انتخابگر آژانس، تا ملاقاتش را به پلتفورمی دیگر منتقل کند،‌ و ما بتوانیم رویداد خودمان را شروع کنیم. وای‌فای هم که به نوساناتش معروف است؛ بنابراین داشتن یک عضو دیگر تیم در وضعیت آماده‌باش که بتواند زمانی که سیگنال شما ضعیف می‌شود، سریع وارد رویداد شده و جایگزین شما شود، مفید است. وقتی این اتفاق برای همکارم رخ داد، من مجبور شدم ادعا کنم میزبانم و به طور موقت فرمان رویداد را به دست بگیرم.” 

به علاوه تصور نکنید حضار در استفاده از تکنولوژی ویدیو‌کنفرانس کاملن مسلط هستند: به این فکر کنید که شاید حتا این اولین‌باری باشد که از آن استفاده می کنند. اِما می افزاید: “بنابراین اگر گزینه‌ی “صامت‌کردن همه” وجود دارد، مطمئن شوید که آن را برای وقتی که افراد به رویدادتان محلق می شوند، فعال کرده باشید. این به جلوگیری از سردرگمی افرادی که با یک‌دیگر صحبت می‌کنند کمک می‌کند، و همین‌طور به ایجاد یک فرایند یک‌پارچه‌تر.” راب دنیس اضافه می‌کند:” اگر در حال به اشتراک‌گذاری تصویری از آن‌چه در مانیتورتان می‌گذرد، هستید، -مثل آن‌چه که من باید انجام می‌دادم-، مراقب باشید که لپتاپتان در حالت “مزاحم نشوید” باشد، تا هیچ پیام و اعلانی در آن بازه‌ی نمایش تصویر مانیتورتان دریافت نکنید. 

درک محدودیت‌های یک رویداد مجازی نیز اهمیت دارد. برای نمونه، جان پیرسون از برنامه‌ی‌ زنده‌ی کمدی مجازی اشاره می‌کند: “زمان‌بندی خیلی ضروری است، و هر گونه کندی در اینترنت، روند انتقال اصل و مفهوم داستان را خراب می‌کند.” به همین منوال، اریکا نیز آموخته است که خواننده‌گان نمی‌توانند در یک جریان به‌اشتراک گذاشته‌شده هم‌آوایی کنند: کندی اینترنت تحمل‌ناپذیر است.” 

به علاوه ارزشش را دارد که از خودتان بپرسید: آیا من واقعن نیازی به ویدیو دارم؟ نیل داویدسون، مدیرعامل در سازمان ارتباطات تحول‌پذیر  HeyHuman می‌گوید: “ما، برای برگزاری رویدادمان، پی بردیم که نمایش ندادن ویدیو طبیعی‌تر است. مخاطب ما در این‌جا، یک مخاطب عینی و واقعی نیست که با ویدئو شروع کنیم، بنابراین ما بر اسلایدهای مهم متمرکز شدیم: آنها به جای متحرک و موشن‌دار بودن، باید به خوبی طراحی و نکته‌گذاری‌شده باشند. من از تعداد زیاد اتصال‌های نامعین وای‌فای‌های خانه‌گی کفری شده‌ام.”

۱۰.  فضایی اجتماعی و دوستانه ایجاد کنید

اغلب این نکات بر رویدادهایی با رویکردی عمومی و جمعی متمرکز بوده‌اند، اما در مورد سامان‌دهی رویدادهای اجتماعی برای همکارانتان به طور آنلاین چطور؟ در حالی که همه‌ی‌ ما در خانه گیر افتاده‌ایم و ناگزیر از دورکاری هستیم، دور هم جمع‌شدن به‌صورت مجازی به صرف نوشیدنی و چت می‌تواند یک روش ارزشمند برای حفظ روحیه و انگیزه باشد.

اما سامان‌دهی چت دسته‌جمعی به شکلی که کم‌تر حس چیزی مثل یک جلسه را به افراد القاء کند، و شبیه‌تر به یک دورهمی با مناسبات اجتماعی را بدهد، می‌تواند دشوار باشد. هثر دلانی، موسس Gallium Ventures اظهار می‌کند: “گنجاندن فعالیت‌هایی که همه‌ی افراد را درگیر نماید را مدنظر داشته باشید. در نظر‌گرفتن چندین بازی برای تیم‌ها، می‌تواند روشی خوب برای حفظ یک جریان جالب و پایدار، و ادامه‌دار‌شدن ارتباط کارمندان با هم بی‌آن‌که حس کنند آن‌چه در جریان است چیزی شبیه یک تماس کاری ناخوشایند – آن‌هم به صورت گروهی است-، باشد .”

او اضافه می‌کند:  “تعیین یک زمان شروع و پایان برای این رویدادِ داخلِ‌سازمانی خیلی عالی است تا به هر فردی که با تأخیر وارد می‌شود فرصتی داده شود که بدانند چه زمانی فرصت معاشرت را با پایان رویداد از دست خواهند داد. واضح است که صَرف یک نوشیدنی با دوستان یا همکارانتان به صورت مجازی، احتمال آن را دارد که از برنامه‌ی زمان‌بندی اولیه فراتر رود، اما حداقل به آن‌هایی که تعهداتی از قبل دارند یک راه خروج بدون سؤال‌وجواب پیشنهاد کرده‌اید.

نوشته‌ی تام می، سایت کریتیو بلاک
ترجمه آرزو کاشانی راد