هشت استراتژی برای سازماندهی دورکاری در دوران شیوع کرونا

«ما از دیروز در پاسخ به تهدید ویروس کرونا کووید-۱۹ شرکت خود را کاملاً به شکل تیم دورکاری درآوردیم. حالا من مدیر شرکتی هستم که در تیمش هیچ کسی را نمی‌بیند.» اینها کلمات مدیری است که در شرایط موجود تصمیم درستی می‌گیرد و بهترین اقدام را برای کارمندانش انجام می‌دهد.

بیست سال است که مشغول ادارۀ شرکت‌هایی با تیم‌های غیرمتمرکز هستم. در MySQL ما پیشگام اجرای این مدل شدیم؛ با ۳۵۰ کارمند از ۵۰۰ نیروی دورکار، در ۱۱۰ شهر از ۳۲ کشور و با ۱۶ موقعیت زمانی متفاوت. امروز در HackerOne از یک مدل ترکیبی استفاده می‌کنیم که در آن نزدیک به یک سوم از نیروی کارمان تماماً در خانه و یک سوم هم برخی از روزهای هر هفته را از خانه کار می‌کنند. و جامعه‌ای از هکرها را که ۲۰۰۰ برابر این تعداد هستند پیرامون خود داریم. تمام این ۶۰۰٫۰۰۰ نفر از سراسر دنیا از خانه‌هایشان کار می‌کنند.

در این مطلب برای افرادی که می‌خواهند علی‌رغم شیوع ویروس کرونا جهشی در کسب‌وکارشان ایجاد کنند، توصیه‌هایی دارم.

 

از بالا شروع کنید

مدیرعامل باید در ابزارها و کانال‌های ارتباطی با کارمندان فعالانه حاضر باشد و در مکالمات زمان‌بر شرکت کند و به خوبی بداند که چه موقع بهتر است مکالمات را به شکل ویدیو چت برگزار کند. مدیری که در دسترس، اهل گفتگو و خوش‌خو است و سویۀ فردی خود را هم به دیگران نشان می‌دهد و نه فقط سویۀ حرفه‌ای‌اش را؛ کسی که نشان می‌دهد گاهی آسیب‌پذیر می‌شود و همیشه قدرتمند نیست و قبل از هر اظهار فضلی بیشتر گوش می‌دهد. مدیری که انگیزه می‌بخشد، ستایش می‌کند و در همه جای شرکت افراد را مورد تشویق قرار می‌دهد. وقتی سازمان می‌بیند که چنین مدیرعاملی تصمیم گرفته که به شکل کامل از راه دور و دیجیتال کار کند، آمادۀ پیروی کردن از اوست.

یکی از ریسک‌های دورکاری این است که افراد در طول روز زمان زیادی را بدون تکان خوردن از سر جای خود و به صورت آنلاین سپری می‌کنند؛ در طول روز ساعت‌های بسیاری را به شکلی کاملاً ناسالم کارشان را ادامه می‌دهند. خیلی مهم است که یک مدیر الگویی برای آفلاین شدن ارائه کند، حتی موقعی که کار به اتمام نرسیده باشد.

 

مأموریت، هدف و ارزش‌های شرکت را پررنگ کنید

از اینجا شروع کنید و مطمئن شوید که می‌توانید دلیل وجود شرکت‌تان و اینکه این شرکت سعی دارد چه کاری انجام دهد را یه صورت ساده توضیح دهید. از همین‌جا مقصد و اهداف‌‌تان را به عمیق‌ترین و دقیق‌ترین شکل ممکن بسازید. وقتی کارکنان جایی، این دید را داشته باشند که می‌توانند مثل یک گروه دور هم جمع شوند، هماهنگی حتی با وجود فاصلۀ زمانی زیاد هم برای‌شان آسان‌تر می‌شود.

 

روراست و قابل اعتماد باشید

فرهنگ از بالا شروع می‌شود و هر تیم موفقی با اعتماد به راه می‌افتد. برای جلب این اعتماد، مدیران باید از جهات مختلف روراست و قابل اعتماد رفتار کنند. در بزنگاه‌های حساس باید به سمت آتش بشتابید و فرار نکنید. برای مسائلی که کارمندان به وجود آورده‌اند کاری انجام دهید و پشت آنها قایم نشوید. پنهان‌کاری، توطئه یا برنامه‌های مخفیانه، هر گونه تلاش برای ساختن اعتماد دیجیتال درون تیمی را از بین می‌برد؛ چیزی که تمام مدیران به شدت به آن نیاز دارند. بیاموزید که چطور به شکل آنلاین مؤدب، با تدبیر و دلسوز باشید و همین ایده‌آل‌ها در تیم شما نیز نمایان خواهد شد.

 

فرهنگ دیجیتال شرکت را ترویج کنید

در شرکتی که در دفتر کار مستقر است، فرهنگ و روابط بین فردی خود به خود در فضایی فیزیکی اتفاق می‌افتد؛ در حالی‌که تصمیمات و کاروکسب در فضای دیجیتال هم جریان دارند. وقتی شرکت به شکل کامل دیجیتال و از راه دور اداره شود، شما باید اصطلاحات آنلاین خاص فرهنگ خود را بیابید. جوک‌ها، شادی‌های بعد از به نتیجه رسیدن کار، جشن‌ها، شایعات، گروه‌ها، خانواده، علایق شخصی، توجه به وجۀ انسانی افراد ورای وجهۀ اجتماعی‌شان، همۀ اینها باید به دنیای دیجیتال منتقل شود و برای همۀ آنها باید جایگاه ارزشمند و کانال‌هایی برای ایجاد فرصت مواجهه‌های خودجوش و از پیش تعیین نشده فراهم شود. در واقع شما باید فضای پاتوق مجازی (درست مثل پاتوق کنار آب سرد کن) ایجاد کنید تا کارمندان‌تان بتوانند دور آن جمع شوند و نقش شخصی و انسانی‌شان را در ارتباط با همکاران دیگر بازی کنند.

 

از ابزارهای درست به شکل مداوم استفاده کنید

از هر ابزار دیجیتالی که به آن دسترسی دارید برای تسهیل ارتباطات استفاده کنید. با انواع پیام‌رسان‌ها، Slack، ایمیل، ویکی‌ها، هنگ‌اوت و ویدیو کنفرانس با هم ارتباط برقرار کنید. در طول جلسات آنلاین از چت‌های گروهی به عنوان کانالی پشتیبان استفاده کنید. اجازه بدهید افراد هر ابزاری که با آن راحت‌تر هستند برای ارتباط به کار بگیرند.

در عین حال باید بدانیم که سازمان‌های غیرمتمرکز موفق دیگری وجود دارند که دقیقاً خلاف این روند را انجام می‌دهند. یعنی، ابزارهای آنلاین حداقلی را انتخاب می‌کنند و در مورد اینکه از چه ابزاری برای چه هدفی استفاده کنند کاملاً با مقررات تصمیم می‌گیرند. طبق تجربیات خودم، منعطف بودن بیشترین منفعت را دارد.

 

تجربیاتی خلق کنید که دورکاری اولویت اول باشد

در Slack یا ابزاری مشابه، کانالی بسازید که کارکنان بتوانند در لحظه از موفقیت یا برد تیم در هر پروژه‌ای با هم خوشحال شوند. هر موفقیت مشترکی را با یکدیگر جشن بگیرند و کلی ایموجی شاد را به اشتراک بگذارند. حتی می‌توانید یک کانال اعترافات درست کنید تا آنجا کارکنان در مورد مسائل مختلف برای هم اعتراف کنند. و کانال‌هایی برای رویدادها که جشن تولد و ارتقای شغلی و همچنین جدا شدن از تیم را اطلاع‌رسانی کنند. حتی می‌توانید یک قدم جلوتر بروید و یک برنامۀ پاداشی اجرا کنید، پاداشی که افرادی کاندید دریافتش می‌شوند که مظهر ارزش‌های سازمان هستند؛ نه فروش بیشتر، نه بازده بیشتر و نه کار بیشتر از زمان معمول، فقط ارزش. ببینید GitLab چطور این کار را انجام داده است.

اگر با یک فرد در دفتر و با دیگران از راه دور جلسه دارید، همیشه اول اجازه دهید که نیروهای دورکار صحبت کنند. اگر برای یک رویداد، جلسه یا یا پروژۀ کاری برنامه‌ریزی می‌کنید، ابتدا نیازهای نیروهای دورکار را در نظر بگیرید. به این ترتیب هماهنگ کردن تمام افراد بسیار راحت‌تر خواهد بود.

 

در مواجهه با مشاجرات و مشکلات خلاق باشید

در موقعیت دفتر کار حضوری، در صورت ناکارآمدی فردی یا مشکلات مرتبط با کار تیمی، می‌توانید آن فرد یا افراد را به اتاق خود بخوانید با در مورد مشکل به وجود آمده با هم صحبت کنید و رفع و رجوعش کنید. اما وقتی چنین دفتر و اتاق کاری وجود ندارد باید چه کار کنید؟ چطور باید یک نیروی دورکار را اخراج کنید؟ اقدامات انضباطی را چطور انجام می‌دهید؟

کار سختی است اما غیر ممکن نیست؛ فقط به ارتباطات بیشتر و زمان بیشتری نیاز است. لازم است که به تمام جزئیاتی که می‌خواهید در هر مکالمۀ تلفنی بگویید و به تمام کج‌فهمی‌ها یا سوءتفاهم‌هایی که حرف‌هایتان ممکن است ایجاد کند فکر کنید و از پیش برای همۀ آنها راهکاری داشته باشید و همه چیز را مثل یک فیلم‌نامه بنویسید. این فیلم‌نامه باید تمام افرادی که در پروژه هستند را شامل شود، در مورد ارزش‌ها و دستورالعمل‌ها بگوید و منطقاً به سوی همان نتیجه‌ای برود که شما رسیده‌اید.

 

همدلی کنید

در موقعیت یک دفتر کار، افراد راه‌های متفاوتی برای نشان دادن همدلی خود پیدا می‌کنند. مثلاً برای یک همکار ناهار می‌خرید یا بعد از رفتن یکی از همکاران میز کارش را مرتب می‌کنید تا نشان دهید که هوایش را دارید. اما در محیطی که همه دورکار هستند، این مکانیسم‌ها وجود ندارد. بنابراین باید به دنبال راه‌های جایگزینی برای نشان دادن همدلی خود با دیگر همکاران باشید. بیاموزید که چطور ایمیل‌ها یا پیغام‌های همدلانه بفرستید. برای افرادی که لیاقتش را دارند کارت هدیه یا گل بفرستید و به اشتراک گذاشتن تصاویر هدایا به صورت آنلاین را حتماً در نظر داشته باشید.

 

دهکدۀ ماهی‌گیری

من همیشه از استعارۀ دهکدۀ ماهی‌گیری برای سازمان‌های مجازی استفاده می‌کنم. هر شب، ماهی‌گیران دور هم جمع می‌شوند تا کمی خوش بگذرانند. اما صبح قبل از طلوع، هر کدام‌شان به تنهایی در قایق صیادی کوچکش به سمت دریا روانه می‌شود. آنها می‌توانند با یکدیگر ارتباط رادیویی برقرار کنند اما هر ماهی‌گیر در قایق خودش تنهاست. کمک مستقیم بسیار کمی هم می‌توانند به هم بکنند. تا وقتی که به اندازۀ کافی ماهی نگیرند هم راه بازگشتی ندارند. اما به محض اینکه به ساحل برگشتند دوباره می‌توانند در کنار هم باشند.

سازمان‌هایی که به صورت دورکاری اداره می‌شوند هم مثل ماهی‌گیران این دهکده هستند. هر کدام از کارمندان در قایق خودشان تنها کار می‌کنند تا کارشان تمام شود. هر از چند گاهی، شرکت همه را در یک مکان گرد هم می‌آورد تا با هم خوش بگذرانند و ماجراهای ماهی‌گیریشان را به اشتراک بگذارند.

استعاره‌های بسیار دیگری هم می‌شود برای کار در چنین محیطی به کار برد. می‌شود بگوییم کارمندان دورکار مثل چوپان‌های تنها و گله‌هایشان در کوهستان‌ها هستند، شکارچیانی که روزهای متمادی در پی شکارند یا چوب‌برهایی که در جنگل‌ها کار می‌کنند. تنها ماندن با فوری‌ترین وظیفه‌ای که به عهده دارید و در عین حال ارتباط داشتن با افرادی که مثل خودتان مشغول وظیفه‌ای مشابه هستند موضوع جدیدی نیست.

انقلاب صنعتی ما را به این فکر انداخت که کار جایی است متفاوت از خانه و این کار باید الزاماً در کنار تعداد زیادی از افراد دیگر انجام شود. ولی در واقع این کار در یک محیط مشترک است که نسبت به طبیعت انسان غیرعادی است نه کار از خانه و دورکاری.

 

وقتی از این دستورالعمل پیروی کنید، خواهید دید که دورکاری چالشی نیست که ناچار باشید به آن غلبه کنید، بلکه مزیتی تجاری است که بهتر است به دستش بیاورید. تمام جهان آنلاین است و تمدن انسانی دیجیتالی شده است. ما تا مدت‌ها پس از عقب‌نشینی ویروس کرونا کار غیرمتمرکز و از راه دور خواهیم داشت. با گره نزدن کار و هر نوع همکاری به مکان‌های فیزیکی مشخص یا زمان‌های هماهنگ، فرصت‌ها را در دسترس همه قرار می‌دهیم و با دنیایی از امکان‌های جدید روبرو خواهیم شد.

 

---

این مطلب از سایت Fastcompany انتخاب و ترجمه شده است.

مترجم: پرستو مسگریان