هیچ‌کس نگفته که راه انداختن و مدیریت یک کار و کسب مانند یک آژانس تبلیغاتی کار آسانی است، احتمالا روزی هم شما یک کارمند ساده بوده‌اید و یا زیر آفتاب و با انواع کلاه آفتابگیر، دورتادور شهر را به کار می‌گذرانده‌اید. اما اکنون همه چیز فرق کرده است، کلی کار روی سرتان ریخته، مالک یک آژانس تبلیغاتی هستید، با کلی دپارتمان، سیستم و ابزار کاری‌ای که برای رشد کار و کسب، همراه شما هستند.
حالا در حالی‌که که کار و کسب‌تان در حال رشد است، خیلی مهم و حیاتی است که همه چیز سر جای خود و درست انجام شود، تنها در این صورت است که هم می‌توانید از کارمندان‌تان حمایت کنید و هم بهترین سرویس را به مشتریان ارایه دهید.
ابزار و سیستم‌های کاری هم می‌توانند باعث درست پیش رفتن کار شوند و هم کل پروژه را به هم بریزند. در واقع چیزی که برای هر کار و کسبی لازم است، یک برنامه‌ریزی درست در فرآیند انجام یک پروژه است که بتواند مکمل ابزاری باشد که در اختیار دارید. کار و کسب‌هایی که هر دوی این فاکتورها را کنار هم دارند، هم کارمندانی با انگیزه‌ی بیشتر دارند و هم ثابت شده که همان کارمندان خیلی بیشتر درگیر پروژه‌هایی می‌شوند که به آنها محول شده است.
یک فرآیند موثر برای رسیدن به نتیجه‌ی دلخواه، باید از تمام دپارتمان‌های آژانس تحت مدیریت شما عبور کند و در این مسیر، تمام ابهامات پروژه رفع شود. در نهایت تبدیل به پروژه‌ای شود که هم کارمندان و هم مشتریان از آن رضایت کامل را داشته باشند.
باید سعی کنید از همان اولین پروژه‌ای که به شرکت شما واگذار می‌شود، تمام روند کار را درست پیش ببرید. می‌توانید با یک سیستم ساده شروع کنید، سیستمی که در کنار فعالیت‌های روزانه‌تان هم قابل انعطاف باشد. مثلا ابتدا نقشه‌ی راه را ساده طراحی کنید و بعد شروع به جمع‌آوری منابع کنید، زمان‌بندی‌ها را تنظیم کنید و غیره…
حالا از کجا شروع کنیم؟
الویت با آنالیز و زیر و رو کردن پروژه‌ای است که قرار است روی آن کار کنید. به کارهایی که تا به حال انجام داده‌اید و روند انجام‌شان، یک نگاه دوباره بیندازید و نقطه ضعف‌ها را پیدا کنید. مشکلاتی را که همیشه سر و کله‌شان پیدا می‌شود را کشف کنید و آنها را برای خودتان یادداشت کنید. شاید این فهرست کمی طولانی شود، مخصوصا وقتی که شما یک شرکت تازه کار و رو به رشد باشید. ولی نا‌امید نشوید. راه حل همیشه پیدا خواهد شد. (که به آن هم می‌رسیم.)
تمرکزتان را بر روی فرآیندهایی با جواب‌دهی آنی و تاثیر طولانی‌مدت بگذارید. اگر به روند کار خود نمره‌ی ۹ از ۱۰ را می‌دهید، متوجه باشید که همان یک نمره چه تاثیری روی بقیه فرآیندها خواهد گذاشت. پس یک نگاه دیگر به لیست انداخته و اولویت‌بندی کنید.
وقتی که دیگر مشخص شد که قرار است روی چه چیزی کار کنید، باید بنشینید و اتفاق‌هایی را که از این به بعد خواهد افتاد، تحلیل کنید:
- هدف از این کار چیست؟
- چه کسی یا کسانی درگیر پروژه‌اند؟
- نتیجه کار روی چه کسی یا کسانی تاثیر می‌گذارد؟
- ناامیدی‌ها و ناکارآمدی‌ها کجاست؟
- چه بازخوردهایی از شخص یا اشخاص درگیر گرفتید؟
این سوالات وحی منزل نیست و روی سنگ حکاکی نشده است، ولی مطمئنا به پیشرفت کار و پیدا کردن نقاط ضعف شما کمک خواهد کرد. به هر حال هیچ کار و کسبی کامل نیست.
پیدا کردن راه حل
خیلی وقت‌ها مشکلاتی که در یک فرآیند کاری پیش می‌آید، فقط با یک تغییر کوچک حل خواهد شد.
فرض کنید که گروه مدیریت پروژه‌ی شرکت، یک مشکل کوچک با جمع‌آوری و هماهنگی منابع و افراد متخصص دارد. مشکل اصلی در واقع یک ضعف کوچک، در برقراری ارتباط بین خود اعضای تیم است. حالا کاری که شما باید بکنید این است که یک جلسه‌ی هفتگی برگزار کنید و از کل تیم بخواهید که هر هفته در این جلسه شرکت داشته باشند. از این طریق مشکل ارتباط بین اعضا، خود به خود و بعد از مدتی حل خواهد شد.
ولی ممکن است که گاهی به تغییرات بزرگتری احتیاج داشته باشید. شاید مجبور باشید یک فرآیند جدید تعریف کنید. این مشکل باید هر چه سریعتر حل شود ولی برای رسیدن به راه‌حل، مراحل بیشتری را باید طی کرد تا به نتیجه برسید.
به طور مثال ممکن است که در یک پروژه، هزینه‌ای که صرف فریلنسرها می‌شود، شفافیت لازم را نداشته باشد. نه جدول هزینه‌ها و نه فاکتورها. به‌روشنی دلیل هزینه‌ها مشخص نیست و شما دقیقا نمی‌دانید که برای چه کاری پول خرج می‌کنید:
- با کسانی که در شرکت درگیر این مشکل هستند یک اتاق فکر راه انداخته تا راه حل را پیدا کنید.
- با مدیر مالی و مدیر پروژه صحبت کنید تا به بهترین راه برسید. از خودتان بپرسید که در یک دنیای ایده‌آل با چه روشی می‌توانستید این مشکل را حل کنید.
- یک نمودار برای فرآیند آن کشیده و تمام مراحل را روی آن پیاده کنید و سعی کنید طبق همان نمودار پیش‌روی کنید.
فرآیندی را طراحی کنید که راه‌های ارتباطی در آن مشخص شده باشد. اینکه آزمون و اصلاح هر قسمت پروژه چگونه انجام و درنهایت چگونه تصویب و آرشیو شود.
فرم‌های مربوط به هزینه‌های پروژه را از اعضای تیم درخواست کنید.
باید راهی را پیدا کنید که با تیم مربوطه بهترین ارتباط را برقرار کنید. نظراتشان را بپرسید و به دنبال دلیل مشکلات موجود بگردید. شاید تیم ضرورت استخدام فریلنسرها و هماهنگی با هزینه‌های پروژه را به درستی درک نکرده است و درکش از این موضوع با خواسته‌ی شما تناقض داشته باشد.
سعی کنید بهترین اسناد و آرشیو از فرآیند کار روی یک پروژه را تهیه کنید که تمامی مراحل در آن، ذکر شده باشد. از نقش‌های اصلی و مسئولیت‌های هر دپارتمان گرفته تا کارمندانی که درگیر پروژه بوده یا همچنان هستند.
تلاش کنید تا برای هزینه‌های فریلنسرها یک فرم مخصوص داشته باشید که در آن نحوه‌ی کار، مدت زمان پاسخگویی آنها و همچنین زمان تحویل پروژه محول شده به ایشان ذکر شده باشد.
فرآیند طراحی شده را ابتدا روی گروه کوچک‌تری از اعضای شرکت، امتحان کنید.
- با دو یا سه نفر از اعضا، یک گروه تشکیل دهید و از همان ابتدا نظرات و واکنش های آنها را ثبت کنید.
- اعضای تیمی که در هر پروژه درگیر هستند را دور هم جمع کنید و فرآیند جدید و همچنین راه‌حل هایی را که پیدا کرده‌اید با آنها در میان بگذارید.
تا لحظه تحویل کار از اعضای گروه خود حمایت کرده و برای اینکه بتوانند خودشان را با روش جدید وفق بدهند، تا آخر پروژه دست از راهنمایی‌کردن‌شان برندارید .
وقتی یک فرآیند و یا سیستم جدید طراحی می‌کنید و آن را در اختیار گروه قرار می‌دهید، باید خودتان کمی عقب‌تر بایستید تا بتوانید به خوبی نحوه کار‌کرد آن را ارزیابی کنید. با این روش نه تنها متوجه چگونگی وفق دادن گروه با فرآیند خواهید شد، بلکه درضمن مشکلات احتمالی را نیز بهتر درک می‌کنید.
در قدم بعدی مکانیسمی طراحی کنید تا بازخورد اعضای تیم نسبت به روش جدید کاری را ثبت کند. همچنین مطمئن باشید که راهی وجود دارد تا میزان کارایی و رضایتی که مشتری درخواست کرده، برایش فراهم شود.
زمانی که دیگر بازخوردهای کافی را دریافت کرده و توانستید فرآیند را به درستی ارزیابی کنید، تنظیمات تکمیلی را برای هرچه موثر بودن فرآیند به آن اضافه کنید.
فراموش نکنید، کارمندانی که احساس می‌کنند که نظراتشان توسط شرکت شنیده می‌شود ، ۴/۶ برابر از کارمندانی که فقط دستورات را اجرا می‌کنند، اثر‌بخش‌تر عمل می‌کنند. بنابراین آژانس هم نتایج بهتری خواهد گرفت. به آنها اطمینان دهید که نظراتشان برای پیشرفت آژانس بسیار پر اهمیت بوده و حتما به آنها رسیدگی خواهد شد. به هر حال هرگز فراموش نکنید که کارمند و همکار راضی برابر است با فرآیندی رضایت بخش و موثر.
ترجمه‌ای از مطلب سایت The Drum
مترجم: فائقه تبریزی