سلام، خسته نباشین، شما وب‌سایت می‌زنید؟
+ بله!
ـ ما یه سایت واسه شرکتمون می‌خوایم. می‌خواستم ببینم چند درمیاد؟
+ کار شما چیه؟
ـ ما یه شرکت مهندسی ساختمان هستیم.
+ منم یه ساختمون می‌خوام، چند درمیاد؟
قسمت اول این گفتگو چیزی است که من بارها با آن برخورد داشته‌ام و قسمت دوم پاسخی که همیشه دلم می‌خواسته به سفارش دهنده بگویم! ولی از ترس متهم شدن به بی‌ادبی این کار را نکرده‌ام.
با یک مثال شروع می‌کنم، فرض کنیم شما می‌خواهید یک لپ‌تاپ بخرید. چند روش پیش پای شماست:
- به فروشگاهی می‌روید و درخواست یک لپ‌تاپ می‌کنید. فروشنده بودجه‌ی شما را می‌پرسد و چند گزینه پیشنهاد می‌کند. (چیزی می‌خرید که احتمال کاربردی بودنش برای شما بسیار پایین است)
- به فروشگاهی می‌روید و درخواست یک لپ‌تاپ می‌کنید. فروشنده از شما سوالاتی می‌کند، پاسخ مشخصی برای آنها ندارید. فروشنده‌ی منصف شما را راهنمایی می‌کند و فروشنده‌ی بی‌انصاف سرتان را کلاه می‌گذارد.
- به فروشگاهی می‌روید و درخواست یک لپ‌تاپ می‌کنید. فروشنده از شما سوالاتی می‌کند و شما پاسخ می‌دهید، بر اساس نیاز شما چند گزینه پیشنهاد میدهد. (چیزی می‌خرید که احتمال کاربردی بودنش برای شما حدود پنجاه درصد است)
- ابتدا از یک فرد متخصص مشورت می‌گیرید و در اینترنت جستجو می‌کنید و با اطلاعات تخصصی خوبی به یک فروشگاه می‌روید و می‌گویید: یک لپ‌تاپ 15 اینچی سبک با باتری قوی و پردازشگر i7 و حداقل 8 گیگابات رم و هارد ssd می‌خواهید که کیبوردش نور پس زمینه داشته باشد، حتما درگاه hdmi داشته باشد ولی درایو نوری احتیاج ندارید. فروشنده با یک بریف جامع طرف است. چند گزینه پیشنهاد می‌کند و تنها کاری که باید بکنید مقایسه‌ی قیمت و گارانتی و برند است. مطمئن هستید محصولی که دریافت می‌کنید با درصد بالایی به کارتان می‌آید.
سفارش دادن هر محصول یا خدمت نیاز به ارائه‌ی توضیحاتی برای به وجود آوردن فهم مشترک بین سفارش دهنده و ارائه کننده دارد. بدون جزئیات دقیق، زمان و هزینه‌ی ما هدر می‌رود و در مواردی به هیچ وجه چیزی قابل ارائه نخواهد بود و یا سرمان کلاه خواهد رفت!
این روش وقتی بسیار مهم‌تر می‌شود که شما درخواست محصولی کاملا سفارشی شده برای خودتان داشته باشید. در اینجا جزئیات بسیار تعیین کننده هستند. هرچه بیشتر توضیح بدهید، محصول نهایی بیشتر به کارتان می‌آید.
وب‌سایت یک محصول کاملا سفارشی است. هزینه کرده‌اید تا برای شما یک خودروی سفارشی بسازند، باید زیبا، راحت، مقاوم، امن، مناسب با شخصیت شما، کاربردی و مناسب سفری که پیش رو دارید باشد. در یک کلام، همان چیزی باشد که شما نیاز دارید، نه چیزی که فروشنده می‌خواهد به شما بفروشد. بهتر است درخواست خود را با جزئیات کامل به فروشنده ارائه کنید.
یک RFP تهیه کنید
بهترین روش برای سفارش یک وب‌سایت، ارسال RFP به شرکت‌های مختلف، دریافت طرح‌های پیشنهادی و مقایسه‌ی قیمت، زمان و مزایای آنهاست.
RFP مخفف عبارت Request for Proposal یا درخواست طرح پیشنهادی است. یک سند مکتوب، جامع و کامل در مورد جزئیات خدماتی که نیاز داریم.
این سند به ارائه کننده‌ی خدمات کمک می‌کند تا دید واضحی از نیازهای شما پیدا کند و وب‌سایتی تحویل دهد که دقیقا همان چیزی است که می‌خواهید.
RFP دو خاصیت مهم دیگر هم دارد: به مجری امکان میدهد پیش از شروع پروژه با تقریب بسیار خوبی، زمان و هزینه‌ی پروژه را برآورد کند و همچنین پس از انجام کار، سند محکمی است برای ارزیابی وب‌سایتی که تحویل می‌گیرید.
چه کسی باید RFP را آماده کند؟
قاعدتا شما به عنوان سفارش دهنده باید این سند را تهیه کنید، ولی از آنجا که RFP برای وب‌سایت نیاز به درج اطلاعات تخصصی و اشراف به مباحث طراحی و برنامه‌نویسی وب دارد، بهتر است از یک متخصص به عنوان مشاور استفاده کنید. کسی که نیازهای شما را دریافت و به زبان قابل فهم برای یک تیم طراحی و ساخت وب‌سایت ترجمه کند.
چگونه RFP وب‌سایت بنویسیم؟
هیچ استاندارد خاصی برای نوشتن RFP وجود ندارد، ولی می‌توان به صورت کلی گفت: هرچه دسته‌بندی موارد درست‌تر و جزئیات و توضیحات بیشتر، بهتر!
یک RFP جامع برای وب‌سایت میتواند شامل این بخش‌ها باشد:
- مقدمه
- معرفی اجمالی شرکت/سفارش دهنده و خدمات آن
- بررسی وب‌سایت فعلی (در صورت وجود) و مشکلات و نقاط ضعف آن
- مخاطبین وب‌سایت
- اهداف وب‌سایت
- ساختار پیشنهادی وب‌سایت
- توصیف طراحی مورد نیاز
- توضیح عملکرد و قابلیت‌های بخشهای مختلف سمت کاربر وب‌سایت
- توصیف نیازهای مدیریتی وب‌سایت
- نحوه‌ی ارائه‌ی پروپوزال (برای مواردی که از RFP در مناقصه یا استعلام استفاده می‌کنید)
باید در هر بخش توضیح کاملی در مورد انتظاری که از محصول نهایی داریم ارائه کنیم و تمامی صفحات و قسمت‌های وب‌سایت را به تفکیک برای سفارش گیرنده شرح دهیم.
در موارد ذکر شده، عناوین تخصصی‌تر مثل ساختار وب‌سایت، توصیف طراحی و توضیح دقیق خصوصیات و عملکرد در سمت کاربر، سرور و مدیریت از اهمیت بیشتری برخوردارند.
باید از ارائه‌ی توضیحات کلی و عمومی اجتناب کنید و به بیان جزئیات بپردازید. برای مثال در بخش عملکرد صفحه‌ی محصولات، نوشتن توضیحی شبیه: «در این صفحه مشخصات محصولات شرکت به همراه عکس آنها نمایش داده می‌شود» کاملا اشتباه است. شیوه‌ی درست، چیزی شبیه به این توضیح است:
- منوی محصولات باید قابلیت ایجاد دسته بندی و زیرشاخه های متعدد را داشته باشد. کاربر میتواند با کلیک بر روی هر دسته بندی، زیرشاخه و یا محصول به صفحه‌ای شامل توضیحات آن بخش و لیست زیرمجموعه های آن (شاخه ها یا محصولات) دست یابد. این صفحات در عین حال شامل لینک دانلود و نمایش بروشور میباشند.
- در صفحه مشخصات هر محصول موارد زیر وجود دارد:
- عنوان محصول
- توضیح متنی محصول
- مشخصات فنی محصول (جدول با دو ستون و تعداد نامحدود ردیف)
- تصویر/تصاویر محصول
- لینک دریافت بروشور محصول به صورت فایل pdf (ممکن است برای یک محصول چندین فایل بروشور برای دانلود موجود باشد)
- لینکهای صفحات مرتبط با محصول در وب سایت
- لینک ارسال ایمیل و به اشتراک گذاری صفحه محصول در شبکه های اجتماعی (فیسبوک، تلگرام، توییتر، پینترست و…)
- در صفحات محصولات و نیز در صفحات دسته بندی های محصولات لینکی برای ثبت سفارش و استعلام قیمت وجود دارد که کاربر را به یک فرم ورود اطلاعات ارجاع میدهد. در این بخش نیاز است مدیر وب سایت قادر باشد فرمهای سفارشی خود را تولید و در صفحات قرار دهد (Form Generator)
تک‌تک جزئیاتی که می‌نویسید در طراحی و اجرای وب‌سایت شما تاثیر دارند. بگذارید مثالی براساس همین توضیح فرضی بالا بزنیم:
اگر در مورد ۵ صرفا این عبارت را بنویسید: «لینک دریافت بروشور محصول» و از نوشتن فرمت فایل و توضیح داخل پرانتز خودداری کنید، همین جزئیات به ظاهر کم اهمیت، باعث چالش شما با تیم اجرایی وب‌سایت خواهد شد. این که ممکن است یک محصول دارای چند فایل برای دانلود باشد، در طراحی رابط کاربری، طراحی بانک اطلاعاتی و برنامه‌نویسی وب‌سایت شما تاثیر دارد و متاسفانه چیزی هم نیست که اصلاحش بعد از اجرا شدن وب‌سایت ساده باشد. در این موارد، نیاز به مشاوره‌ی تخصصی در نوشتن RFP اهمیت خود را نشان میدهد. فردی که به ساختار و روند اجرای یک وب‌سایت تسلط داشته باشد و به این جزئیات در کار دقت کند. یک مشاور حرفه‌ای این نکات ریز را در جلساتی که با شما می‌گذارد از میان صحبت‌ها استخراج می‌کند و یک سند کامل، جامع و مانع برای استعلام از شرکت‌های ارائه کننده‌ی خدمات طراحی و ساخت وب‌سایت در اختیار شما می‌گذارد.
پس یادمان باشد، «یک وب‌سایت می‌خواهم» اصلا درخواست نیست، صرفا می‌توانیم آن را یک درددل حساب کنیم، چیزی در حد «دلم سفر می‌خواهد»!
ایمان یاری