در این مقاله با راه‌های جلوگیری از بزرگ‌شدن ابعاد پروژه‌های فریلنسری در میانه‌ی انجام یک سفارش آشنا می‌شویم. بزرگ شدن ابعاد پروژه یعنی زمانی که مشغول انجام دادن یک سفارش هستید، کارفرما از شما درخواست می‌کند تا کارهایی خارج از قرارداد را نیز برایش انجام دهید. مثلا طراحی اوراق اداری، درحالی که شما فقط قرار بوده تا یک لوگو برای او طراحی کنید.
فریلنسری در میان کسانی که کار خلاقه انجام می‌دهند، بسیار محبوب شده و مزایای روشنی دارد. شما می‌توانید زمان و مکان کار خود را انتخاب کنید و وقتی که به یک فریلنسر معتبر تبدیل شدید، ممکن است این امکان را داشته باشید که پروژه‌هایی را که می‌خواهید، انتخاب کنید. اما این کار بدون چالش نیست. پیدا کردن مشتری و دریافت به‌موقع پرداخت‌ها از چالش‌های واضح است، اما “گسترش دامنه” نیز می‌تواند به همان اندازه سخت باشد.
در این مقاله، توضیح می‌دهم که گسترش دامنه چیست و چرا اتفاق می‌افتد و به شما می‌گوییم که چگونه می‌توانید از گسترش دامنه به عنوان یک فریلنسر جلوگیری کنید، به‌ویژه قبل از آنکه پروژه آغاز شود.
گسترش دامنه یا scope creep چیست؟
سفارش‌دهنده‌ای که شما را برای طراحی یک لوگو استخدام کرده، ناگهان متوجه می‌شود که به طراحی‌های مختلف دیگری برای کاربردهای مختلف نیاز دارد. او همچنین از شما می‌خواهد که یک کارت ویزیت و یا اوراق اداری با لوگو طراحی کنید. و آن محتوایی که برای رسانه‌های اجتماعی طراحی کرده‌اید: آیا می‌توانید خروجی با رزولوشن مناسب برای چاپ هم به ما بدهید؟… و آیا می‌توانید چند مدل زیرنویس به ویدیویی که ساخته‌اید اضافه کنید؟ – به پنج زبان؟ این روزها با هوش مصنوعی می‌توانید این کار را انجام دهید، درست است؟
هر کسی که تجربه کار فریلنسری دارد، تقریباً با وضعیتی روبرو شده که کار یا ابعاد و تعداد خروجی‌ها در میانه پروژه تغییر می‌کنند. گاهی این درخواست‌های اضافی از طرف سفارش‌دهندگان ممکن است واقعاً جزئی باشند، اما بیشتر آن‌ها به معنای کار بیشتر هستند که زمان شما را می‌بلعند.
چندین دلیل وجود دارد که چرا گسترش دامنه اتفاق می‌افتد. در بدترین حالت‌ها، ممکن است مشتریانی وجود داشته باشند که از بیان کامل دامنه پروژه خودداری کنند تا قیمت کمتری بپردازند. اما به تجربه من، بیشتر سفارش‌دهندگان عمدتاً فریب نمی‌دهند یا از فریلنسرهای خلاق خود سوءاستفاده نمی‌کنند. آن‌ها معمولاً بی‌نظم، در تنگنای زمانی هستند یا زمانی که پروژه را آغاز می‌کنند، دقیقاً نمی‌دانند چه می‌خواهند. اغلب این هم تقصیر شخصی که با او در تماس هستید نیست: ممکن است آن‌ها نیز منتظر بازخورد یا تأیید باشند، اما می‌دانند که باید پیش بروند تا به ددلاین‌های خود برسند.
با در نظر گرفتن این موارد، در ادامه ۶ استراتژی ارائه می‌شود که ممکن است به شما کمک کند تا از گسترش دامنه جلوگیری یا حداقل از تکرار آن جلوگیری کنید.
چگونه از گسترش دامنه به عنوان یک فریلنسر جلوگیری کنیم
چه با مشتریان قدیمی کار کنید و چه با کارفرمایان جدیدی روبرو شده باشید، چند استراتژی وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها برای جلوگیری از گسترش دامنه استفاده کنید.
۱. به مشتری خود کمک کنید تا بفهمد چه نیازی دارد
بسیاری از اوقات گسترش دامنه به این دلیل اتفاق می‌افتد که کارفرما از پیچیدگی کامل پروژه‌اش آگاه نیست یا به طور کامل آن را در نظر نگرفته است. خب، خیلی از بریف‌های خلاق اولیه، بسیار مختصر هستند… خیلی بیشتر از حد نیاز. “یک کمپین هیجان‌انگیز رسانه‌های اجتماعی طراحی کنید تا آگاهی از برند ما را افزایش دهید.” خب، اما برای کدام بخش از مخاطب؟ با چه تعداد ویژگی‌هایی؟ در چه قالبی؟ برای کدام پلتفرم‌ها؟
گاهی اوقات کارفرما هنوز نمی‌داند، اما شما می‌توانید با طرح سؤالات و ارائه پیشنهادات به او کمک کنید تا تصمیم بگیرد. نکاتی را که ممکن است در نظر نگرفته‌اند، یادآوری کنید: مثلاً اینکه پلتفرم‌ها یا رسانه‌های مختلف ممکن است به ویژگی‌های متفاوتی نیاز داشته باشند. حتی ممکن است پیشنهاد دهید که اگر لازم است در نوشتن بریف کمک کنید.
سعی کنید بفهمید که چه کسی مسئول تأیید نهایی است و با هر کسی که در این فرآیند دخیل است صحبت کنید. گاهی اوقات گسترش دامنه به دلیل عدم ارتباط یا توافق در تیم خود کارفرما اتفاق می‌افتد. اطمینان حاصل کنید که یک بریف مکتوب با همه افراد درگیر به اشتراک گذاشته شود تا مطمئن شوید که همه در جریان هستند و به دلیل اینکه یک ذینفع ارشد در مراحل اولیه از جریان خارج بوده، با درخواست‌های اضافی مواجه نخواهید شد. با شفافیت کامل اعلام کنید این قیمت‌گذاری بر اساس این بریف است و اگر چیزی تغییر کند، ممکن است بر هزینه و زمان‌بندی پروژه تأثیر بگذارد… که ما را به نکته بعدی می‌رساند.
۲. نرخ‌نامه و قرارداد دقیق تهیه کنید
ممکن است وسوسه شوید که یک قیمت‌گذاری سریع برای جلب یک پروژه ارسال کنید، اما اگر دقیقاً مشخص نکنید که برای چه چیزی قیمت‌گذاری می‌کنید، ممکن است بعداً از این کار پشیمان شوید. یک توافق‌نامه امضا شده در مورد دامنه کار یکی از بهترین راه‌ها برای جلوگیری از گسترش دامنه است و باید هر خروجی را فهرست کند، حتی اگر به نظر جزئی بیاید. با مشخص کردن خروجی‌ها به تفصیل، می‌توانید از این احتمال جلوگیری کنید که کارفرما بعداً بگوید فرض کرده که چیز دیگری هم شامل می‌شود.
فهرست کردن همه چیز بهترین راه برای جلوگیری از اضافه شدن وظایف بیشتر از سوی کارفرما در آینده است. اگر کارفرما دقیقاً نمی‌داند چه نیاز دارد، قیمت‌گذاری را بر اساس آنچه که می‌داند شکل دهید و به وضوح بیان کنید که هر چیزی که در قیمت‌گذاری نیست، به عنوان کار اضافی محاسبه خواهد شد (تعیین یک نرخ ساعتی برای اضافات می‌تواند به شما کمک کند تا ارزش زمان شما را در نظر بگیرند و نیازهای خود را به دقت بیشتری بررسی کنند). همچنین هزینه برای اصلاحات اضافی را درج کنید. معمولاً اعلام می‌کنیم که تا دوبار اصلاح شامل این قرارداد است، اما اصلاحات ببشتر بر اساس نرخ ساعتی محاسبه خواهد شد.
اطمینان حاصل کنید که درصدی از هزینه نهایی تخمینی (مثلاً ۳۰ تا ۵۰٪) را به صورت پیش‌پرداخت درخواست کنید و اگر پروژه نسبتاً طولانی است، مراحل پرداخت‌های بعدی را تعیین کنید. بدین ترتیب از باقی‌مانده بزرگ هزینه در فاکتور نهایی جلوگیری می‌کنید. مزیت این کار (علاوه بر دریافت پرداخت زودتر) این است که با کاهش مبلغ باقی‌مانده، ریسک این که احساس کنید مجبورید گسترش دامنه را بپذیرید تا از عدم دریافت پرداخت برای کار انجام‌شده خود بترسید، کاهش می‌یابد.
اطمینان حاصل کنید که همه این شرایط به وضوح در قرارداد شما ذکر شده و کارفرما قبل از آغاز کار آن را امضا کند. به این ترتیب، سندی برای ارجاع در صورت بروز هرگونه اختلاف خواهید داشت.
۳. از اضافه‌کاری در ارائه خود پرهیز کنید
گاهی اوقات خود فریلنسرها مسئول گسترش دامنه هستند. این موضوع به‌ویژه زمانی رایج است که در حال رقابت برای یک پروژه هستید: برای جلب نظر کارفرما، وسوسه‌کننده است که اضافات بیشتری به پرزنتیشن یا قیمت‌گذاری خود اضافه کنید تا به نظر برسد که جیزی بیشتر از موصوع بریف ارائه می‌دهید. ممکن است به سفارش‌دهنده چیزهایی پیشنهاد دهید که هرگز درخواست نکرده و واقعاً به آن‌ها نیاز ندارد، اما پس از ارائه، باید آن‌ها را تحویل دهید. به جای اضافه‌کاری در پرزنتیشن خود، سعی کنید از ایده‌ها، کارها، تجربیات و تخصص خود استفاده کنید تا نشان دهید که بهترین فرد برای انجام این کار هستید.
۴. یک برنامه پروژه تهیه کرده و سوابق را نگه‌داری کنید
یک ثبت واضح از پیشرفت می‌تواند برای سازماندهی خودتان مفید باشد، اما همچنین می‌تواند ارتباطات با کارفرما را تسهیل کند. یک برنامه پروژه تهیه کنید (یک صفحه‌گسترده معمولاً روش خوبی است) و آن را با تمام ذینفعان مربوطه به اشتراک بگذارید. می‌دانیم که تغییرات اجتناب‌ناپذیر هستند، بنابراین از همان ابتدا مقداری زمان برای پیش‌بینی تغییرات در نظر بگیرید. اگر کارفرما کارهای بیشتری اضافه کند، به او اطلاع دهید که برنامه پروژه به همین دلیل تغییر خواهد کرد و تغییرات را در برنامه اعمال کنید تا برای همه قابل مشاهده باشد.
۵. یاد بگیرید که “نه” بگویید
در نهایت، مهم است که مرزهایی تعیین کنید و به آن‌ها پایبند باشید. قبول کردن یک کار اضافی گاه به گاه اشکالی ندارد، اما اگر این کار را بیش از حد انجام دهید، اوضاع به سرعت از کنترل خارج می‌شود. گفتن “نه” به کارفما می‌تواند دشوار باشد، به‌ویژه برای فریلنسرها که هرگز تضمینی برای کارهای آینده ندارند. اما راه‌های زیادی برای گفتن “نه” وجود دارد.
در برخی موارد ممکن است پاسخ شما یک “نه” مستقیم باشد اگر سفارش‌دهنده خواسته‌ای داشته باشد که شما به سادگی آن را انجام نمی‌دهید، مثلاً اگر عکاس هستید و فایل‌های RAW ارائه نمی‌دهید. در این حالت، بر موضع خود پایبند باشید و در صورت نیاز به قرارداد ارجاع دهید. اما در بسیاری از موارد، گفتن “نه” به معنای گفتن “بله” اما نه به صورت رایگان است. در این موارد، می‌توانید مثبت اما قاطعانه پاسخ دهید و توضیح دهید که قیمت‌گذاری برای آن کار را ارائه خواهید داد و اگر لازم باشد، زمان‌بندی پروژه تغییر خواهد کرد. داشتن یک لیست قیمت برای خدمات اضافی از قبل تهیه شده می‌تواند در اینجا کمک کند. برخی از فریلنسرها حتی موضوع را به نماینده‌ی خود ارجاع می‌دهند تا از گفتن “نه” به‌طور مستقیم خودداری کنند.
۶. گسترش دامنه را مستند کنید حتی اگر هزینه‌ای برای آن نگیرید
در نهایت، همیشه هر مورد از گسترش دامنه را مستند کنید، حتی موارد جزئی. حتی اگر در این مورد بابت کار اضافی هزینه‌ای دریافت نکنید، آن را در فاکتور نهایی با تخفیف ۱۰۰٪ فهرست کنید تا کارفرما ببیند که این بخشی از قیمت‌گذاری اولیه نبوده و شما توافق کرده‌اید که کاری اضافی انجام دهید که معمولاً هزینه‌ای دارد. این می‌تواند به اطمینان از این که آن‌ها این اقدام را به عنوان یک لطف بشناسند و دفعه بعد انتظار آن را نداشته باشند کمک کند، کاری که ممکن است مانع از گسترش دامنه در همکاری‌های آینده شود.
ترجمه آرمینا نیک‌پور از Creativebloq
