باتوجه به استفاده روزافزون از تکنولوژی در دنیای مدرن امروز، تاثیرگذاری برمخاطبین و جلب توجه آنها کار آسانی نخواهد‌بود. برای انتقال موثر پیام‌ها، شرکت‌های پیشرو نیاز دارند پرزنتیشنهای متقاعد‌کننده و تاثیر‌گذار ارايه کنند تا پیام خود را به بهترین شکل انتقال دهند و مخاطبین را درگیر موضوع کنند.
به همین دلیل لازم است به جای گنجاندن تعداد زیادی داده و ارقام , نمودار و متن‌های طولانی و خسته‌کننده مطالب به شکلی داستان‌گونه و تصویر محور روایت شود تا شنونده در تمام مدت پرزنت همراه باشد.
بر اساس یک مطالعه، تنها ۱۰ تا ۲۰ درصد از اطلاعات در طول زمان، از طریق نوشته و متن حفظ میشود، اما وقتی که اطلاعات به شکل بصری ارائه میشود، این عدد به ۶۵ درصد افزایش می‌یابد.
در حقیقت اگر از اسلایدهای تصویری استفاده کنیم درک مطلب۴۰٪ افزایش پیدا می‌کند; به علاوه اگر به تصاویر، خط روایی افزوده شود سطح درک مطالب توسط مخاطبین ۲۶٪ دیگر بالا خواهد رفت، از این منظر طراحی پرزنتیشنهای بصری و داستان‌گو یک ابزار حیاتی برای مدیران است. با این حال، طراحی پرزنتیشن اغلب نادیده گرفته میشود .
نکاتی که در پی خواهد آمد اهمیت طراحی پرزنتیشن به صورت گسترده‌تر را مورد بررسی قرار خواهد داد:
تصاویر در حافظه بلندمدت ذخیره می شوند
هنگامی که اطلاعات با محتوای بصری همراه است، احتمال بیشتری وجود دارد تا شخص آن را برای مدتی طولانی‌تر به‌خاطر بیاورد. محتوای بصری یک فلش‌کارت است که مغز می‌تواند به کمک آن بعدا اطلاعات را بهتر و بیشتر به خاطر بیاورد. یک پرزنتیشن تصویری به عنوان کارت شاخص بصری می‌تواند اطلاعاتی را که شما قصد دارید انتقال دهید، به شکلی اثربخش‌تر در ذهن مخاطب حک کند.
طراحی پرزنتیشن یک شانس برای نشان دادن تخصص شما است
در جایگاه پرزنتور و کارشناس صنعت شما بر موضوع در حال ارائه اشراف کامل دارید و مطمئنا می‌دانید که در مورد چه چیزی صحبت می کنید، اما آیا مخاطبین شما نیز در همین سطح از خبرگی قرار دارند؟ از حوصله و توان ذهنی آنها در دنبال کردن سیر گسترده جریان اطلاعات و نتایج حاصل از آنها مطمئنید؟
تنها یک علم برای ارایه وجود دارد
هنگام ارائه به مخاطبان، شما باید اطلاعات زیادی را به سرعت و به صورت مختصر در اختیار مخاطبین کم حوصله خود قرار دهید و برای انجام این کار، باید اطلاعات را به گونه‌ای تنظیم کنید که مغز افراد با درگیری پایین‌تر با موضوع بتواند به راحتی مطالب را دنبال و پردازش کند.
برای مثال، آیا می‌دانستید که بولت پوینت ها به عنوان قاتلان پرزنتیشن‌ها و حوصله مخاطبین شناسایی شده‌اند؟ یا اینکه چگونه رنگ‌ها و تصاویری که استفاده می‌کنید می‌تواند پاسخ‌های احساسی مختلفی در مخاطب شما ایجاد کند؟
اما از کجا شروع کنیم؟
یک پرزنتیشن خوب شامل دو قسمت اساسی محتوا و طرحی است که محتوا به کمک آن به مخاطب ارائه میشود. نکات زیر می‌تواند به عنوان أصول اولیه و ضروری در طراحی پرزنتیشن مد نظر قرار گیرد:
• کناره‌های پرزنتیشن خود را مملو از متن نکنید.
• از امکان نوت‌گذاری در پاور‌پوینت استفاده کنید تا قبل از اینکه اسلاید مورد نظر نمایش داده شود، بخاطر بیاورید در مورد چه موضوعی قصد صحبت داشته‌اید.
• جدولی از محتوای اسلایدهای پرزنتیشن با قابلیت «Summary Slide» تهیه کنید.
• اسلایدها را طبق موضوع مرتب کنید.
• سعی کنید طول خط‌ها در تمام اسلایدها یکسان باشد.
• از طرح‌های زمینه آماده استفاده نکنید.
• از بولت پوینت‌های زیاد استفاده نکنید.
• از فونت مناسب استفاده کنید.
• در تیتر‌های خود تضاد رنگی به کار ببرید.
به واسطه طراحی پرزنتیشن شما قادر خواهید بود به ذهن مخاطب نفوذ کرده و در هضم مطلب به او کمک کنید.
اساسا طراحی بیشتر از چیدن کلمات و تصاویری است که باید در یک صفحه وجود داشته باشد و طراحی درست می‌تواند تفاوت بین برنده شدن یا از دست دادن کسب و کار جدید باشد.
نیلوفر ارشدی، طراح پرزنتیشن